Näin järjestät onnistuneen dialogin kirjastossasi — Kirjaston Erätauko-keskustelun järjestäjän opas

Kokemuksia Minun kuntani – kirjasto yhteisten asioiden keskustelufoorumina ja medialukutaidon tukijana ‑demokratiahankkeesta, jonka aikana seitsemässä kirjastossa järjestettiin ohjattuja dialogeja paikallisista ajankohtaisista aiheista.

Nämä vinkit on laadittu Erätauko-menetelmää hyödyntäen. Ne on tarkoitettu etenkin suljetulle, noin 3–15 osallistujan Erätauko-dialogille.

Vinkit on laadittu ajatellen, että kirjasto on päävastuussa tapahtuman järjestämisestä eikä toimi vain tilojen tarjoajana.

Mieti ainakin nämä ensin

• Mistä aiheesta halutaan lisätä ymmärrystä?
• Kenen pitäisi olla mukana keskustelussa?
• Miten keskustelijat kutsutaan?
• Mieti, mitä keskustelulla halutaan saada aikaan: onko pelkkä keskustelu riittävä vai halutaanko sillä vaikuttaa?
• Mieti, kenelle keskustelun kooste siinä tapauksessa lähetetään ja sovi asiasta mahdollisesti etukäteen (esim. lautakunta tai valtuusto)

Seuraava askel

• Laadi ja lähetä kutsut ja/tai markkinoi tilaisuutta kirjaston omissa kanavissa
• Varaa sopiva tila: varmista, että tila on rauhallinen, pöydät saa pois ja tuolit mahtuvat rinkiin
• Mieti keskustelun kulku ja valmistele keskustelun juoksutus eli käsikirjoitus
• Mieti, mikä toimii keskusteluun virittävänä alustuksena: onko se asiantuntijapuheenvuoro, lehtijuttu tai vaikka vain muutama kysymys
• Mieti tarvitsetko apua: jos haluat kirjata keskustelun, kirjuri on tarpeen. Mieti myös mahdolliset apu- ja varahenkilöt.
• Lähetä varmistus- ja muistutuskutsu osallistujille

Tilaisuus

• Varaa osallistujille kynät, paperia ja nimilaput
• Laita tuolit valmiiksi rinkiin (poista ylimääräiset, jos kaikki eivät täyty)
• Laita rakentavan keskustelun pelisäännöt esille
• Muista keskustelun käsikirjoitus ja omat muistiinpanovälineet
• Varmista, että kirjurin tietokoneessa on virtaa tai mahdollisuus sen lataamiseen
• Seinällä oleva kello helpottaa ohjaamista ja keskustelun aikatauluttamista

Dialogin jälkeen

• Pyydä osallistujilta palautetta: miltä tilaisuus tuntui, kenen olisi hyvä jatkaa keskustelua aiheesta, mistä he haluavat keskustella seuraavaksi?
• Jos keskustelun anti halutaan viedä tiedoksi eteenpäin, laadi kooste kirjauksen pohjalta
• Mieti, mikä onnistui ja missä voisi vielä parantaa
• Ala suunnitella seuraavaa tilaisuutta

Ketä kutsutaan/kenelle tarkoitettu

• Mieti, ketä aihe koskettaa ja kenen pitäisi olla mukana keskustelussa
• Keskustelun kannalta on hedelmällisempää, että mukana on erilaisia näkemyksiä ja ääniä, ei kahta ääripäätä tai pelkkiä samanmielisiä ihmisiä
• Yritä saada mukaan mm. eri-ikäisiä ja eri taustoista tulevia ihmisiä
• Koska kyse on kirjaston tilaisuudesta, sen on hyvä olla avoin kaikille kiinnostuneille. Muista kuitenkin mainita, että paikkoja on rajoitettu määrä, joten ennakkoilmoittautuminen on suotavaa.

Mistä aihe?

• Mistä kirjaston käytävillä puhutaan? Mistä paikallislehdessä kirjoitetaan? Mitä maailmassa tapahtuu? Mikä juuri sinua kiinnostaa?
• Kysy aihetta kirjaston käyttäjiltä, lehtilukusalin asiakkailta, työkavereilta tai omalta lähipiiriltä
• Älä pelkää, jos et tiedä aiheesta omasta mielestäsi tarpeeksi – voit kutsua keskusteluun aiheen asiantuntijan, joka varmistaa, että myös faktaa on tarjolla
• Aihe voi olla rajattu (esim. osallistuva budjetointi) tai hyvin laaja (esim. epävarmuudessa eläminen)

Miten saan ihmiset paikalle?

• Aloita tapahtuman suunnittelu hyvissä ajoin: ensimmäiset kutsut on hyvä lähettää vähintään kolme viikkoa ennen tilaisuutta
  • Älä luota pelkkiin mainoksiin: varmista ainakin muutaman osallistujan läsnäolo henkilökohtaisella kutsulla
  • Laita ilmoittautumisen päivämäärä noin viikkoa ennen tilaisuutta, jotta voit kutsua tarvittaessa lisää osallistujia

• Lähetä henkilökohtaisia sähköpostikutsuja tai soita.
• Mieti, mikä vetoaa vastaanottajaan: miksi juuri hänen osallistumisensa on tärkeää?
  • Kutsu mukaan esimerkiksi luottamushenkilöitä tai viranhaltijoita
  • Lähetä kutsuja erilaisiin järjestöihin ja yhdistyksiin
  • Voit tavoittaa ihmisiä myös esimerkiksi työpaikkojen tai oppilaitosten kautta
  • Lähetä juttuvinkki ja kutsu myös medialle
  • Jalkaudu tapahtumiin ja mainosta tilaisuutta niissä
• Laita tapahtumailmoituksia kirjaston eri kanaviin: ilmoitustauluille, someen, uutiskirjeeseen ym.
• Lähetä muistutuskutsuja ja vahvistuskutsuja
• Kutsu mieluummin liikaa kuin liian vähän ihmisiä. Jos ilmoittautuneita sattuisi tulemaan enemmän kuin paikkoja on, voit joko yrittää saada lisää ohjaajia ja jakaa ryhmän kahteen tai järjestää vaikka uuden keskustelun myöhemmin.
• Kerro tilaisuuksista kirjaston käyttäjille: henkilökohtainen kutsu tuntuu hyvältä ja tilaisuuden luonne on helpompi selittää suullisesti
• Älä väheksy omia kontakteja: omat ystävät, sukulaiset ja muut tutut ovat kuntalaisia ja kohderyhmää siinä missä muutkin
• Käytä hyväksesi jo olemassa olevat kirjaston ryhmät (filosofiakahvila, kieliryhmät, lukupiirit) ja vie keskustelu sinne
• Järjestä tapahtuma yhdessä jonkin järjestön tai muun tahon kanssa: he voivat olla pääosin vastuussa kutsumisesta
  • Sopikaa yhteistilaisuudessa roolit tarkkaan
  • Kirjasto tarjoaa tilan, ohjaajan ja kirjurin sekä on päävastuussa kutsujen laatimisessa
  • Järjestön päävastuulla voi olla osallistujien kutsuminen
  • Aihetta ja käsikirjoitusta on hyvä miettiä yhdessä
  • Myös alustus/asiantuntijapuheenvuoro voi tulla järjestöltä

Helppo tapa aloittaa

• Osallistu valtakunnallisiin tempauksiin
  • Kansalliset dialogit järjestetään kahdesti vuodessa. Osallistumalla niihin saat valmiin aiheen, käsikirjoituksen, markkinointimateriaalia, näkyvyyttä ja tukea.
  • Erätauko-säätiön dialogikalenteri tarjoilee aiheita vuoden eri teemapäiviin liittyen. Säätiö tukee keskusteluiden järjestämistä tarjoamalla valmiin kaavan ja some-materiaalia.

Lisähuomioita

• Kun olet kerryttänyt kokemusta dialogin järjestämisestä, lisää haastetta: Miten saat mukaan sellaiset äänet, jotka eivät yleensä pääse yhteiskunnallisessa keskustelussa ääneen, esimerkiksi vieraskieliset tai työttömät?
• Mieti, haluatko käyttää Erätauko-sanaa tapahtuman markkinoinnissa. Nimi aiheuttaa erilaisia mielikuvia. Toisille siitä tulee mieleen metsään meneminen, toisille se on vahvasti urheiluun viittaava termi, joten se ei välttämättä houkuttele kaikkia osallistumaan. Myös vierasperäinen sana dialogi voi olla vaikea ymmärtää. Esimerkiksi ohjattu keskustelu voi olla neutraalimpi termi.

Näin löydät venäjänkielisen osallistujan dialogiisi

Minun kuntani ‑hankkeen yhtenä kohderyhmänä olivat venäjänkieliset kuntalaiset. Heidän tavoittamisessaan apuna toimi hankkeessa mukana ollut Cultura-säätiö.

Tässä vinkkilista siihen, mistä voit etsiä venäjänkielisiä keskustelijoita. Listaa voi käyttää hyödyksi myös muiden kieliryhmien kanssa.

• Kirjaston omat työntekijät
• Erilaiset monikulttuurikeskukset ja muut tapaamispaikat
• Järjestöt, esimerkiksi Suomi-Venäjä-seura
• Kansalaisopistojen ja muiden opistojen opettajat ja ryhmät (suomen kieli, vieraat kielet ja kulttuurit)
• Eri seurakunnat ja uskonnolliset järjestöt
• Oppilaitokset, koulut ja päiväkodit
• Työpaikat, etenkin isot yritykset
• Kaupungin maahanmuuttokoordinaattorit ja työllisyyspalvelut