Alkuperäinen blogiteksti julkaistu 9.6.2021.

Teksti: Hanna Pitkänen,

Muistiinpanot: Pasi Kangas & Hanna Huovinen

Etäkahvien esittelijät: Outi Kauppala Kouvolan kaupunginkirjastosta ja Niko Kirjavala Kotkan kaupunginkirjastosta kertomassa Kyyti-lukuhaasteen avaustapahtumasta.

Kansikuva: Canva

Kevään koulutuksissa on useampaan otteeseen keskusteltu siitä, että etätapahtumien saralla olisi paljon yhteistyömahdollisuuksia kirjastoille. Etätapahtumiin voi osallistua maantieteen estämättä. Kirjastojen asiakkaat ovat jo löytäneet tapahtumat, myös muiden kuin oman kirjaston järjestämät, ja jakavat niitä sosiaalisen median ryhmissä. Etätapahtumat vaativat kirjastoilta paljon uutta osaamista, esim. tekniikkaan ja markkinointiin liittyen. Kirjastojen välisellä yhteistyöllä resursseja voisi saada tehokkaampaan käyttöön, ja lisätä tapahtumatarjontaa asiakkaille. Toisaalta haasteiksi on tunnistettu yhteisten tapahtumien koordinointi ja oikeudenmukaisen korvauksen takaaminen esiintyjälle.

Nostimme tämän ajankohtaisen teeman käsiteltäväksi ja eteenpäin ideoitavaksi etäkahveilla, jotka järjestettiin 4.6. ja 8.6.2021 Teams-yhteydellä. Osallistujat pääsivät jakamaan tapahtumasuunnitelmia ja pohtimaan, millaisia yhteistyömahdollisuuksia olisi ja millaisia asioita täytyy ottaa huomioon.

Etätapahtumia kirjastoissa

Kirjastot ovat järjestäneet etätapahtumia vaihtelevasti. Isoilla kirjastoilla on paremmat resurssit toteutukseen, joten niissä etätapahtumia on ollut enemmän. Monesta kirjastosta todetaan, että suoralähetykset tulleet jäädäkseen, vaikka rajoitukset poistuisivatkin.

Epidemiatilanne mietityttää myös syksyn 2021 tapahtumia suunnitellessa:

”Hybriditoteutus houkuttelee. Jos tapahtuma jo lähtökohtaisesti on sekä etänä että lähitapahtumana, lähitapahtuma on tarvittaessa helppo perua.”

Etätapahtumat tarjoavat monenlaisia yhteistyön paikkoja

Keskusteluissa nousi esiin monia tapahtumakonsepteja, joita ollaan nyt jo toteuttamassa, ja joita voisi hyvin markkinoida laajemmalle alueelle kuin vain oman kirjaston asiakkaille. Osa tapahtumista ei ole vetänyt niin paljon osallistujia, kuin suunniteltiin, jolloin osallistujia voi olla tarpeen rekrytoida muualta.

”Samalla vaivalla, kun tekee itselle ja omalle kirjastolle, niin voi tehdä samalla myös muille.”

Kevyempää yhteistyötä edustavat myös yhteinen tapahtumaideointi, vertaistuki, kuten ”mokien jakaminen” sekä teknisten vinkkien jakaminen.

”Yhteisiä tapahtumatuotantoja voisi pilotoida tai testailla rajatummalle yleisölle ennen kuin tehdään koko alueelle tai valtakunnallisesti.”

Toisaalta peräänkuulutettiin myös tiiviimpää yhteistyötä, että tapahtumia tehtäisiin ja suunniteltaisiin alusta pitäen yhteistyössä, ei pelkästään markkinoitaisi muiden tapahtumia. Tästä hyvänä esimerkkinä Kyyti-kirjastojen tapahtuma, jota esitellään alempana.

Etäkahveilla ideoituja yhteistyömuotoja

• Yhteinen ideointi
• Tekninen testaus/ vinkit tekniseen toteutukseen jakoon
• Toisen kirjaston järjestämän tapahtuman markkinointi
• Kustannusten jakaminen (samalla kun neuvotellaan reilu palkkio esiintyjän kanssa)
• Kiertävä päävastuu tapahtumajärjestämisestä
  • jaettu vetovastuu esim. lukupiiristä
  • Sovitaan, että toinen kirjasto järjestää tapahtuman ensi kuussa ja toinen seuraavassa, mainostetaan ristiin
  • ”Me järjestetään tänä vuonna, järjestäkää te ensi vuonna”
• Kiertävä tapahtumarekvisiitta tai tekniikkasalkku, jotta samaa varustelua ei tarvitse hankkia kaikkiin kirjastoihin.

Kuntarajat ja kustannustenjako haastavat

Kun mietitään yhteistyön esteitä, eniten etäkahveilla puhuttivat kustannusasiat.

Jos järjestetään tapahtuma, jonka potentiaalinen yleisö on laajempi, on tämä huomioitava myös mahdollisessa esiintyjäpalkkiossa. Esimerkiksi kirjailijat saavat ison osan tuloistaan esiintymisillä, eikä olisi reilua, että yhdellä striimatulla esiintymisellä keikkamahdollisuudet ja tulot vähenisivät.

Kustannukset aiheuttavat muutenkin päänvaivaa. Hinnoittelu saattaa perustua osallistujamäärään. Miten osallistujat lasketaan, pitääkö tietää määtä etukäteen? Etätapahtumien suhteen yleisömäärä on vaikeasti ennakoitavissa: yleisömäärä voi ylittää tai alittaa odotukset. Lukukeskuksen hinnoittelu ei ole täysin mukautunut tilanteeseen, joten sinne suuntaan esitettiinkin toive etätapahtumien huomioimisesta hinnoittelussa.

Kyyti-kirjastojen yhteistyötapahtuman osalta Kouvolan kirjasto maksoi laskun ja laskutti sitten edelleen Kotkan ja Haminan kirjastoja. Kuntien välisen laskuttamisen välttämiseksi ehdotettiin myös mallia, jossa tapahtumia järjestettäisiin sarjana, niin että maksetaan kulut vuorotellen. 

Entä miten osallistujat tilastoidaan myöhemmin vuositilastoissa? Jaetaanko järjestäjien kesken vai ilmoittavatko molemmat kaikki? Tilastointitavoissa on eroa kirjastojen välillä, mutta Aluehallintoviraston viesti on ollut, että riittää, että vertailtavuus säilyy kunnan sisäisesti eri vuosien välillä. 

Keskusteltaessa yhteistyötä kuntarajojen ylitse havaittiin, että kirjastokimppojen välillä on suuret erot. Siellä missä yhteistyöstä on tehty pidempään, tapatumayhteistyö ei ole uutta, ja voi olla itsestään selvää käyttää työaikaa seudulliseen työhön. Jos seudullinen yhteistyö on uutta, voidaan aloittaa ehkä kevyemmistä yhteistyömuodoista ja katsoa, mitä se poikii.

Case-esimerkki: Kyyti-lukuhaasteen avaustapahtuma

Outi Kauppala Kouvolan kaupunginkirjastosta ja Niko Kirjavala Kotkan kaupunginkirjastosta esittelivät Kyyti-kirjastojen yhteisen lukuhaasteen avaustapahtumaa, joka järjestettiin Teams Livessä kirjastojen yhteistyönä.

Kyyti-kirjastot lanseerasivat tänä vuonna ensimmäisen, koko kimpan yhteisen aikuisten lukuhaasteensa. Tätä haluttiin markkinoida hyvin avaustapahtumassa, jossa esiintyivät kirjailijavieraat Kouvolasta (Jukka Behm) ja Kotkasta (Jari Järveläinen).

Molemmilla kirjastoilla oli aiempaa kokemusta suoralähetyksistä, enimmäkseen yksin- tai kaksinpuhelua. Nyt esiintyjiä oli enemmän suorassa lähetyksessä, ja sitä myötä laadittiinkin tarkka käsikirjoitus tapahtumalle. Kirjastohenkilökunnasta oli mukana Outi Kauppalan lisäksi haastattelijana Niko Kirjavala Kotkasta, lisäksi kaksi haastateltavaa, tekninen tuottaja Tommi Yläoutinen ja moderaattori Riitta Vuorinen Kouvolan pääkirjastossa.

Vaikka keskustelijat olivat saman kirjastonkin sisällä eri huoneissa, tavoiteltiin välitöntä ja keskustelevaa tunnelmaa, ja siinä onnistuttiinkin hyvin.

Tapahtumaa markkinoitiin Facebook-tapahtumassa, myös ostetulla somemarkkinoinnilla. Facebookissa kutsuttiin kaikki kirjastot rinnakkaisjärjestäjiksi, jolloin jokainen kirjasto pystyi jakamaan tapahtuman omanaan. Lisäksi käytössä oli perinteiset markkinointikanavat, ilmoitustaulut ja infonäytöt.

Vinkit muille monipaikkaiseen etälähetykseen:

• Kutsu vieraat hyvissä ajoin paikalle/ lähetykseen ja testatkaa tekninen yhteys.
• Esiintyjille voi lähettää kysymykset ennakkoon.
• Kysymyksiä kannattaa pyytää myös yleisöltä, lisää tilaisuuden vuorovaikutteisuutta.
• Käsikirjoitus tapahtumalle helpottaa
• Teams Livessä mahdollista näyttää vain yksi ihminen kerrallaan ruudulla, joten tuottajan pitää tietää ennakkoon ketä näytetään kuvassa milloinkin.
• Tilaisuuden vetäjän kannattaa puhutella etunimellä, jotta tiedetään, kenelle kysymys osoitetaan tai puheenvuoro annetaan seuraavaksi.
• Erillinen chat-moderaattori, jonka tehtävänä on seurata chatia ja nostaa sieltä kysymyksiä.
• Testatkaa, testatkaa ja testatkaa!

Muita kirjastojen järjestämiä ja tulevia etätapahtumia

Faniviikko

Lahden kaupunginkirjastossa on suunnitteilla syyslomaviikolle 25.–30.10.  viikon kestävä erilaisia teemapäiviä sisältävä tapahtumaviikko fanikulttuurista, osittain etäosallistuttava. Muun muassa K‑Pop, itsetuottaminen (fanifiktio/ fanitaide) aiheina. Kohderyhmänä nuoret ja nuoret aikuiset. Tarkoitus esitellä fanikulttuuria myös suuremmalle yleisölle. Lahdessa ollaan avoimia ehdotuksille yhteistyöstä teemaviikon tiimoilta.

Musaklubi

Hämeenlinnan kaupunginkirjasto aloittaa ”Musaklubi”-tapahtumat syksyllä 2021. Tarkoitus on striimata tapahtumat, joissa mukana valtakunnallisesti kiinnostavia artisteja. Ensimmäinen esiintyjä varmistunut 1.9. Tapahtumia voisi markkinoida AKE-alueella.

Toiverunotapahtuma

Toiverunoilta järjestettiin 5.5. Hämeenlinnan kaupunginkirjaston Facebookissa, kirjaston ja Kanta-Hämeen Lausujen yhteistyönä. Tapahtuma sai laajasti huomiota.

Ilmastolukupiiri

Monessa Suomen kirjastossa järjestettiin kevään aikana ilmastolukupiirejä. Lahdessa ilmastolukupiirissä oli markkinoinnista huolimatta niin vähän osallistujia, ettei lukupiiri ole saamassa jatkoa. Kouvolassa puolestaan lukupiiri starttaa syksyllä, ja Kerttu Kotakorpi on kutsuttu avaamaan lukupiirin.

Sateenkaarilukupiiri

Kotkassa kokeillaan Discordin kautta sateenkaarilukupiiriä. Tähän on sen verran vähän ilmoittautuneita, että markkioidaan tulevia tilaisuuksia useamman kirjaston voimin. 

Lukupiireistä sanottua: ”Lukupiiri voisi hyvinkin olla rajat ylittävä, varsinkin jos on sellainen aihe, joka ei vedä paikallisesti paljoa yleisöä. Vetäjiä ja kokoelmaa verrattain vähän, mitä marginaalisemmaksi aihe menee. Erityisosaajilla hyvä paikka yhdistää voimat.”

Pienten lasten ja vanhempien IG-lukupiirit

Lahdessa on järjestetty Instagram-lukupiirejä, esim. Lukusankari-lukupiirejä alle kouluikäisille ja näiden vanhemmille. Näistä pidettiin kovasti, ja tällaista konseptia olisi vaikea toteuttaa lähitapahtumana. Resepti Instagram-lukupiirien toteuttamiseen.

Etäsatutunnit ja ääneenlukuhetket

Kouvolassa ja Kotkassa on saatu päiväkodeilta ja perhepäivähoitajilta kiitosta etänä järjestetyistä satutuokioista. Monien on vaikea päästä kirjastoon lapsiryhmän kanssa. Etätoteutus voisi palvella myös pienten lasten vanhempia.

Lappeenrannassa luettu kirjaa ääneen aina tiettynä ajankohtana, luokat ovat tykänneet. Helppo toteutuskonsepti kiinnosti muitakin etäkahvilla olleita.

Soturikissa-live

Vantaan kaupunginkirjaston järjestämää Instagram-liveä saa jakaa muidenkin kirjastojen asiakkaille.

Jatketaan keskustelua:

Etäkahveilla nousi jo monenlaisia tapahtumavinkkejä ja yhteistyöideoita. Keskustelua pääsee jatkamaan esimerkiksi AKE:n keskustelualustoilla:

• Liity ”Lahti: AKEn kirjastoklubi” ‑Teams-kanavalle.
• Liity Kirjastoklubi-ryhmään Facebookissa.
• Ota yhteyttä: hanna.pitkanen2 (at) lahti.fi ; 044 482 6071